Zó maak je vergaderen een stuk leuker!
Ben je vanuit je functie verantwoordelijk voor het organiseren van vergaderingen? Of moet je, vanwege je functie, aan veel vergaderingen doornemen? Dan weet je ongetwijfeld al dat niet iedereen van vergaderen houdt.
Veel mensen ervaren vergaderen als iets vervelends. Ook ervaren veel mensen het als een last, mede doordat veel vergaderingen te lang duren. Een van de beste tips is dan ook om een vergadering zo kort mogelijk te houden. Daarmee maak je vergaderen sowieso al een stuk leuker. Dit doe je ook nog door onderstaande tips op te volgen.
Vergader alleen als het nodig is
Ken je ook maar 1 persoon die gek is op vergaderen? Weinig mensen houden van vergaderen, terwijl veel mensen hier dus min of meer een hekel aan hebben. Mede daarom moet je alleen vergaderen als het nodig is.
Is het ook mogelijk om iets via de digitale kanalen te bespreken? Kies daar dan voor. Of is het ook mogelijk om zelf de knoop door te hakken? Dan is het ook niet nodig om een uitgebreide vergadering te organiseren.
Uiteraard kun je dit combineren met de bovenstaande tip. Vergader alleen als het nodig is. Is dit daadwerkelijk nodig? Houd dan de vergadering zo kort mogelijk.
Creëer een fijne vergaderruimte
Het advies is om voor een fijne vergaderruimte te zorgen. In zo’n ruimte kan serieus, snel en geconcentreerd vergaderd worden. Ook dit brengt dus een aanzienlijke tijdsbesparing met zich mee.
Hoe je een fijne vergaderruimte creëert? Door met deze tips aan de slag te gaan:
– Zorg voor het beste vergadermeubilair. Je moet voor fijne vergaderstoelen zorgen, evenals voor een fijne tafel waar iedereen rondom kan plaats kan nemen. Zorg er voor dat iedereen elkaar rondom deze tafel aan kan kijken.
– Zorg voor de juiste technologieën. In een moderne vergaderruimte moeten meerdere technologieën aanwezig zijn. Zo moet je eenvoudig iets vanaf je laptop of smartphone kunnen streamen.
– Houd rekening met het geluid. Het is ook verstandig om zogeheten pods in de vergaderruimte op te hangen. Hiermee dempt het geluid, waardoor het prettiger is om naar elkaar te luisteren. Dit is met name fijn als er in jullie vergaderingen meerdere mensen door elkaar heen spreken.
Stel een duidelijke agenda op
Heb je een fijne vergaderruimte tot je beschikking? Is de vergadering daadwerkelijk nodig? Dan kun je in principe op een fijne manier vergaderen. Om dit toch nog fijner te maken, is het advies om een duidelijk agenda op te stellen.
Benoem in deze agenda exact wat besproken gaat worden. Benoem ook wie aan het woord komt en hoe lang diegene heeft om zijn/haar zegje te doen. Door dit zo strikt mogelijk op te stellen, breng je de gemiddelde vergadertijd aanzienlijk omlaag.
Luister goed
Wil je zo efficiënt mogelijk vergaderen? Dan komt het aan op luisteren, luisteren en nog eens luisteren. Luister naar wat de anderen te zeggen hebben en deel je eigen mening of visie. Dit stelt een ieder in staat om op een fijne en snelle manier te vergaderen. Precies dát is wat je wilt!